公司文档管理制度

公司文档管理制度

1 总 则

1.1 公司层面的文件由行政部负责起草，公司总裁审核并签发； 1.2 公司各部门文件由各部门负责起草，行政部登记、编号，总裁签发。 1.3 公司所有文件的正本和原稿，交行政部行政助理分类归档，保存备查。 1.4 属于涉及公司商业秘密的文件，准备人应明确收件人范围。

1.5 公司文件统一由行政部负责发送。送件人应将文件编号、准备人、批准人、文件题目、

日期、收件人等事项登记清楚，并由收件人签字确认。发送完毕后应向批准人报告分送结果。

1.6 传阅文件由行政部指定专人负责收回，对领导批示的文件，行政部应及时组织传达和落实。 2 文件格式

2.1 公司所有正规文件必须有公司统一文件头，见范例 SKYWIN 准备人： 批准人： 收件人：

2.2 文件格式说明

文件头中内容包括以下四方面：

2.2.1 准备人：即文件起草人， 必须注明准备人所在部门的缩写，公司各部门缩写及顺序如总裁：CO。 市场/销售部：MS。 项目管理部：PM。 商务管理部：BM。 技术支持部：OSS部：OD。 网管产品部：NM 。 系统分析部：SA 。软件产品管理部：SM 。 产品策略部：PS。客户服务中心：CS 。 财务分析部：FA 。 会计部：AC 。 人力资源部：HR 。 行政部：AD。 企业文化中心：CC。

文件号码： 电子文档名： 发件人： 日期： 版本：

2.2.2 文件号码：书写格式为：“部门”-“年份”：“文件序号”。每个部门的文件都必须统一编号。

2.2.3 批准人：“批准人的职位” / 后面空出, 请批准人签字。 2.2.4 日 期：文件准备日期

2.2.5 版 本：未经批准的文件版本为PA1(草稿初稿), PA2(草稿二稿), PA3(草稿三稿)。批准后更改或更新的为A(一稿), B(二稿), C, D………. 2.2.6 文件名：保存文件时的文件名, 以便查找 2.2.7 收件人：收文件的部门或相关员工

3 文件的借阅

3.1 如因工作需要借阅已归档的公司文件，需经总裁签字同意后方可借阅。 3.2 借阅文件应履行登记手续，不得在文件上作任何改动。 3.3 行政部指定专人负责文件的管理工作