公司档案管理制度参考范本（5篇）

一、概述

公司档案管理制度是为了规范公司档案管理工作，确保公司档案的安全和有效利用，保护公司的利益、权益而制定的。

二、档案管理机构

1. 公司档案馆：负责公司档案的整理、存储、归档和管理工作。 2. 档案管理委员会：由公司领导和相关部门代表组成，负责档案管理制度的制定、执行和监督。

三、档案分类与归档

1. 档案分类：根据档案的性质、用途和保管期限进行分类，包括公文档案、人事档案、财务档案等。

2. 档案归档：档案应按照规定的分类和编号进行归档，每个档案都应有清晰的标识，包括档案名称、档案编号和归档日期等。

四、档案存储与保管

1. 档案存储：公司应设立专门的档案室或档案库，确保档案的安全存储和保存。

2. 档案保管：公司档案馆应对档案进行密封、防火、防潮等措施，定期进行清理、整理和检查。

五、档案借阅和使用

1. 借阅申请：借阅档案需填写借阅申请表，并经相关部门负责人批准。

第 1 页 共 20 页

2. 使用规范：档案借阅者应遵守档案管理制度，禁止私自拷贝、篡改或泄露档案内容。

六、档案保密

1. 档案保密责任：所有与档案管理有关的人员都应对档案内容进行保密，不得泄露档案的机密信息。

2. 安全措施：公司档案馆应设立安全措施，包括视频监控、门禁系统等，确保档案的安全。

七、档案销毁与归档

1. 档案销毁：根据档案保管期限，公司应按规定时间对档案进行销毁，销毁前需备案，并由档案管理委员会批准。

2. 档案归档：对于已归档的档案，应按照规定的期限进行归档，确保档案的长期保存和利用。

八、档案管理责任

1. 公司领导：负责档案管理制度的执行和监督。

2. 档案管理委员会：负责制定和修订档案管理制度，并监督执行情况。

3. 档案管理人员：负责具体的档案管理工作，包括档案整理、存储和检索等。

以上是公司档案管理制度的参考范本，公司可根据实际情况进行调整和完善。

公司档案管理制度参考范本（二）

第 2 页 共 20 页

公司档案管理制度 第一章 总则

第一条 为了规范和加强公司档案的管理和使用，充分发挥档案的价值和作用，确保公司档案的安全性、完整性和可用性，根据国家有关文件和公司实际情况，制定本制度。

第二条 公司档案管理工作必须遵循法律法规、国家标准、行业规范和公司有关制度的要求。

第三条 公司档案管理工作要坚持以下原则：

（一）规范性原则：按照一定规则和程序进行档案的创建、整理、归档和运输等工作。

（二）价值原则：注重档案的历史价值、文化价值和科学价值，充分发挥档案的作用。

（三）保密原则：加强档案的保密工作，确保档案的安全性和保密性。

（四）可持续性原则：确保公司档案持续更新，充分利用和保护电子档案。

第二章 档案的创建与登记

第四条 公司档案的创建应以正式文件、正式文件通过会议决议形成的文件、公司发文、收文、报表、合同、协议、往来函件和其他具有管理、法律、经济和科技意义的文件为主。

第 3 页 共 20 页

第五条 各相关部门应按照档案管理工作规定的要求进行档案的创建，对需要留存的原始文件、报表等进行复制，确保原始文件的安全。

第六条 公司对档案登记实行统一的管理，档案登记信息应至少包括以下内容：

（一）档案分类号：按照档案分类法进行分类编号。 （二）文件题名：反映档案的文件题名。 （三）文件编号：按照文件管理规定的编号。 （四）文件形成日期：反映档案的形成时间。 （五）产生部门：反映档案的产生部门。 （六）责任者：指造成档案形成的人员。 第三章 档案的整理与归档

第七条 公司应根据档案管理的需要，制定相应的档案整理方案，明确档案整理的内容、方法和责任。

第 档案整理应按照档案管理规定的要求和流程进行，包括清理、排序、归类和编目等工作。

第九条 对于无用档案和满期档案，应根据公司规定的程序进行销毁或移交其他部门。

第十条 档案归档应按照档案管理规定的要求和流程进行，确保档案的完整性和可追溯性。

第四章 档案的借阅与归还

第 4 页 共 20 页

第十一条 公司档案的借阅应符合公司规定的条件和程序，借阅人员必须经过合法授权。

第十二条 档案的借阅管理制度包括：申请、批准、借阅、归还和档案查询等过程。借阅人员必须按规定登记个人信息，并承担相应的责任。

第十三条 档案的借阅期限一般为一个月，如需延期借阅，必须提前申请并经批准。

第十四条 借阅的档案应在规定的时间内归还，如有特殊情况需延期归还，必须提前申请并经批准。

第十五条 借阅人员必须按规定妥善保管档案，并在使用后及时归还或退回。

第五章 档案的保管与安全

第十六条 公司档案的保管地点应统一规划和管理，符合防火、防水、防毁和防盗的要求。

第十七条 公司档案室要科学设置档案存储柜和档案架，并定期检查和维修设施设备，确保档案的安全性。

第十 档案室应自行配备专职人员，负责档案的保管、整理和借阅工作，并接受档案管理部门的监督和指导。

第十九条 严禁私自携带公文、卷宗、档案资料外出，违反者要依法追究责任。

第六章 档案的转移与移交

第 5 页 共 20 页

第二十条 公司档案转移工作应提前制定转移计划，明确转移的种类、范围和责任。

第二十一条 档案转移应按照档案管理规定的要求和流程进行，确保档案的安全和完整性。

第二十二条 公司档案移交给其他部门或单位时，应制定档案移交协议，明确移交的档案种类、数量、责任及接收方的要求。

第七章 电子档案管理

第二十三条 公司应依法进行电子档案的管理。应制定电子档案管理规定，明确电子档案的创建、整理、归档、转送、保管和使用等方面的要求。

第二十四条 电子档案应按照规定的方法和流程进行创建、备份、传输和归档，确保档案的完整性和可用性。

第二十五条 公司应定期对电子档案进行检查和维护，确保档案系统的正常运行和数据安全。

第二十六条 电子档案的使用应按照规定的权限和程序进行，严禁非授权人员访问和修改电子档案。

第八章 外部档案合作与交流

第二十七条 公司应积极与其他组织和单位进行档案合作和交流，共享档案资源，提高档案管理水平。

第二十 外借、外出交流和外部展示等档案活动必须按照公司规定的程序进行，确保档案的安全和保密。

第 6 页 共 20 页

第二十九条 公司应定期组织档案工作人员参加培训和交流活动，提高档案管理人员的专业素质和工作能力。

第九章 监督与考核

第三十条 公司档案管理工作应定期进行绩效考核，评估档案管理工作的质量和效益。

第三十一条 档案管理工作应加强监督和检查，及时发现和纠正工作中的问题和不足。

第三十二条 档案管理工作存在违法违规行为的，应及时报告并依法处理。

第十章 附则

第三十三条 本制度解释权归公司档案管理部门所有，并由公司领导审批执行。

第三十四条 本制度自颁布之日起施行，旧的档案管理制度同时废止。

以上为公司档案管理制度模板范本，希望能够对您有所帮助。如果需要根据实际情况进行修改和完善，请您根据公司实际情况进行适度调整。

公司档案管理制度参考范本（三）

公司档案管理制度 第一章 总 则

第 7 页 共 20 页

第一条 为加强公司档案管理，规范档案工作流程，维护公司档案资料的完整性和安全性，根据《档案法》等相关法律法规，制定本制度。

第二条 公司档案管理制度适用于公司各部门、项目组及全体员工。

第三条 公司档案管理以数字化为主，纸质档案为辅，实现电子档案的建立、利用、存储和保护。

第四条 档案管理的原则：规范性、及时性、安全性、便捷性。 第二章 档案管理职责

第五条 公司设立档案管理部门，负责公司的档案工作。档案管理部门的主要职责包括：

（一）制定档案管理规章制度，监督和指导各部门的档案管理工作；

（二）规划和建设公司的电子化档案系统，确保档案的全面数字化；

（三）进行档案资料的收集、整理、分类、编目等工作； （四）审定档案的借阅申请，确保档案资料的安全和可控； （五）定期进行档案资料的保管和保护工作，确保档案的安全性；

（六）定期进行档案的归档和清理工作，确保档案的规范和整理；

第 8 页 共 20 页

（七）对重要档案资料进行备份和存档，保证档案的完整性和可靠性；

（八）开展档案管理培训和宣传工作，提高员工的档案管理意识；

（九）接受上级主管部门对档案管理工作的检查、督办和指导。 第六条 各部门、项目组及员工的档案管理职责如下： （一）各部门、项目组应按照档案管理部门的要求，做好档案的收集、整理和归档工作；

（二）各部门、项目组要及时向档案管理部门报告档案的使用和借阅情况；

（三）各部门、项目组要做好档案的保管和保护工作，确保档案的安全性；

（四）各部门、项目组要按照规定的流程进行档案的借阅和归还；

（五）员工要尊重档案的保密性，不得私自拷贝、泄露公司的档案资料；

（六）员工要定期清理档案，确保档案的规范和整理。 第三章 档案的建立和归档 第七条 档案建立的要求：

（一）所有与公司业务相关的档案都应进行建立和归档；

第 9 页 共 20 页

（二）档案建立时要做好文件描述、重要日期和联系方式等信息的记录。

第 档案的归档要求：

（一）档案归档应按照文件编号和分类进行；

（二）档案归档应按照时间顺序进行，确保档案资料的时效性； （三）归档的档案应清晰标注文件名称、日期和责任人等信息。 第九条 纸质档案的归档要求：

（一）纸质档案应使用酸性不易变形的材料进行封装和保护； （二）纸质档案宜存放在封闭式的柜子或架子上，防潮、防火、防蛀；

（三）纸质档案的整理和归档应按照文件编号和时间顺序进行。 第四章 档案的保管和保护 第十条 档案的保管要求：

（一）公司档案管理部门负责档案的保管工作，并建立相应的档案管理制度和流程；

（二）档案室应定期巡查并制定相应的安全和防火措施，确保档案的安全性；

（三）档案室应定期开展档案的整理和清理工作，确保档案的规范性和整理性。

第十一条 档案的保护要求：

第 10 页 共 20 页

（一）档案室应定期进行档案备份和存档工作，确保档案的完整性和可靠性；

（二）公司档案管理部门应建立档案保密制度，对涉密档案进行严格的保密措施；

（三）公司档案管理部门应对涉密档案资料的使用、借阅和归还进行审定，确保档案的安全性。

第五章 档案的利用和借阅 第十二条 档案的利用要求：

（一）档案室应提供便捷的电子档案查询和检索功能，供员工使用；

（二）档案室应定期开展档案宣传和培训工作，提高员工的档案利用能力。

第十三条 档案的借阅要求：

（一）档案的借阅需要填写借阅申请表，并经过相应的审批； （二）借阅人应按借阅期限和使用范围妥善保管借阅档案，不得随意拷贝档案资料；

（三）归还的档案应按规定放回原位，并要求借阅人签字确认。 第六章 档案的销毁和转移 第十四条 档案的销毁要求：

（一）公司档案管理部门应制定档案销毁制度，并按照规定对不需要保留的档案进行销毁；

第 11 页 共 20 页

（二）档案销毁应进行彻底，防止档案资料被泄露或恶意利用； （三）档案销毁应有明确的程序和流程，由相关人员共同参与。 第十五条 档案的转移要求：

（一）公司档案管理部门应审查和审批档案的转移申请，确保档案的安全性；

（二）档案的转移应按照规定的程序和要求进行，由相关人员负责。

第七章 档案管理的监督和评估

第十六条 公司档案管理部门应定期对各部门的档案管理工作进行监督和评估，确保档案管理制度的有效实施。

第十七条 公司档案管理部门应设立专门的档案管理评估小组，负责对档案管理工作进行评估和考核。

第八章 附 则

第十 本制度由公司档案管理部门负责解释和修订。 第十九条 本制度自颁布之日起施行，同时废止以前的有关档案管理的规定。

公司档案管理制度参考范本（四）

公司档案管理制度 第一章 总 则

第一条 为规范和完善公司档案管理工作，提高公司档案的安全性、可靠性和高效性，制定本制度。

第 12 页 共 20 页

第二条 公司档案管理的基本原则是以法律法规为依据，以规范化、标准化和制度化为手段；整理、保管和利用相结合，公开、便利和服务并重。

第三条 公司档案管理的目标是建立系统完整、齐全、准确、安全、有效的档案资料库，确保公司档案的完整性、可读性和正常运行。

第四条 公司档案管理的工作职责由档案管理部门负责执行，其他部门根据各自职责配合档案管理工作。

第五条 公司档案管理应遵循信息化、网络化的要求，在保持档案实物安全的同时，加强电子档案的采集、管理和运用。

第六条 公司档案管理应定期进行审核评估，及时修订完善相关制度，确保公司档案管理的准确性和规范性。

第七条 公司员工应按照本制度要求，正确使用、管理和保护公司档案，不得私自销毁、乱借乱用档案。

第二章 档案管理部门的职责

第 档案管理部门是公司档案管理工作的牵头部门。 第九条 档案管理部门的主要职责包括：

（一）制定和修订公司档案管理相关制度，确保公司档案管理工作的规范化和标准化。

（二）制定档案管理的组织机构和工作流程，并进行档案管理人员培训，加强档案员队伍的专业能力和素质建设。

第 13 页 共 20 页

（三）编制档案分类和编目规则，规范档案的整理、归档和检索工作。

（四）负责公司档案的收集、整理、保管和利用工作，确保档案的安全性和秩序性。

（五）协助有关部门开展案卷销毁工作，及时清理档案。 （六）规划和管理公司电子档案系统，建立档案数字化和电子化的管理手段。

（七）处理档案管理中的突发事件，保障正常运转。

第十条 档案管理部门应定期组织档案管理工作人员进行培训，提高工作人员的档案管理水平和专业素质。

第三章 档案的收集和整理

第十一条 公司档案的收集应包括纸质档案和电子档案两大类。 第十二条 公司档案的整理应遵循以下原则：

（一）按照文件的性质、用途和形式进行分类，制定相应的档案分类规则。

（二）按照档案分类规则进行文件编目，确保文件编目的准确性和完整性。

（三）制定档案存储和保护措施，确保档案的安全性和完整性。 第十三条 公司档案应按照一定的周期和流程进行定期整理，便于查阅和利用。

第四章 档案的保管和利用

第 14 页 共 20 页

第十四条 公司档案应按照一定的规则和流程进行保管，保证档案的安全性和机密性。

第十五条 公司档案的保管应遵循以下原则：

（一）制定档案保管规则，明确档案保管的责任和义务。 （二）建立档案库房，配备相应的设备和工具，确保档案的安全性和完好性。

（三）规范档案的出入库流程，确保档性和完整性。 （四）建立档案的借阅和使用制度，确保档案的可读性和正常运转。

第十六条 公司档案的利用应遵循以下原则：

（一）根据不同的利用目的和需要，制定相应的档案利用规则和流程。

（二）提供方便、高效的档案查询和借阅服务，便于用户获取所需信息。

（三）加强档案利用的监督和管理，防止滥用档案信息和泄露档案机密。

（四）开展档案信息的科研和评估工作，提高档案信息的应用价值和效益。

第五章 档案的销毁和移交

第十七条 公司应定期检查和清理不再需要保留的档案，及时进行销毁工作，确保档案的规范化和标准化。

第 15 页 共 20 页

第十 档案销毁应遵循以下原则：

（一）制定档案销毁的操作规范，明确销毁的方式和流程。 （二）严格审核档案的销毁申请，确保审批程序的严密性和有效性。

（三）进行档案销毁的记录和备份，便于日后查证和追溯。 第十九条 公司档案的移交应遵循以下原则：

（一）制定档案移交的操作规范，明确移交的方式和流程。 （二）组织档案移交的培训和演练，确保移交工作的顺利进行。 （三）进行档案移交的记录和备份，便于日后追溯和调取。 第六章 档案管理的监督和评估

第二十条 公司应定期进行档案管理的监督和评估，评估结果作为完善档案管理制度和工作的依据。

第二十一条 档案管理的监督工作应遵循以下原则： （一）制定档案管理的监督制度，明确监督的责任和义务。 （二）建立档案管理的监督机构，配备相应的人员和设备。 （三）定期检查和评估档案管理工作的执行情况，督促有关部门及时整改。

第二十二条 档案管理的评估工作应遵循以下原则： （一）制定档案管理的评估指标和标准，明确评估的内容和流程。

第 16 页 共 20 页

（二）组织专业人员对档案管理工作进行定期评估，及时发现问题并提出改进措施。

（三）评估结果应作为改进档案管理工作的依据，便于形成良性循环。

第七章 附 则

第二十三条 本制度自公布之日起施行，修订后的版本自修订之日起施行。

第二十四条 公司档案管理工作所需的费用由公司财务部门负责安排，并予以保障。

第二十五条 公司员工应按本制度的要求使用、管理和保护公司档案，不得擅自销毁、乱借乱用档案。

第二十六条 公司档案管理工作中涉及到的问题和争议，由公司档案管理部门负责处理。

第二十七条 本制度的解释权归公司档案管理部门所有。

公司档案管理制度参考范本（五）

1. 目的和范围

1.1 目的：确保公司所有档案的合规性、安全性和有效性。 1.2 范围：适用于公司所有部门和员工。 2. 定义

2.1 档案：公司所有与业务活动相关的文件、纸质文件、电子文件、影像文件等。

第 17 页 共 20 页

2.2 档案管理：对公司档案进行规范、有效和安全的管理。 3. 组织

3.1 档案管理部门：负责制定和执行公司的档案管理制度，并给予相关部门和员工培训和指导。

3.2 档案管理员：负责具体的档案管理工作，包括档案的整理、归档、检索、销毁等。

4. 档案管理原则

4.1 真实准确原则：公司档案必须真实、准确地记录业务活动和事实。

4.2 完整一致原则：公司档案必须完整无缺地保留所有与业务活动相关的文件。

4.3 保密安全原则：公司档案必须进行保密处理，确保不被未授权的人员访问和使用。

4.4 访问优先原则：公司档案的访问优先顺序为企业内部员工、管理部门、监管机构和法律程序。

4.5 无损伤原则：公司档案必须避免遭受损坏、灭失和篡改等行为。

5. 档案管理程序

5.1 档案的收集和整理：确保公司所有与业务活动相关的文件被妥善归档和分类。

第 18 页 共 20 页

5.2 档案的存储和保管：确保公司档案以合适的方式存储和保管，包括纸质文件的防火、防水和防腐处理，电子文件的进行定期备份和加密等。

5.3 档案的检索和利用：确保公司档案能够被快速、准确地检索和利用，需要制定相应的档案检索和利用流程。

5.4 档案的归档和销毁：确保公司档案按照规定的保留期限进行归档和销毁，需要制定相应的档案归档和销毁流程。

6. 档案管理控制

6.1 档案管理制度的建立和修订：需经公司领导的批准，由档案管理部门负责制定和修订。

6.2 档案管理的培训和指导：档案管理部门负责向公司员工提供档案管理培训和指导。

6.3 内部审查和监控：档案管理部门可以定期进行内部审查和监控，以确保档案管理制度的有效执行。

6.4 外部审计和监管：公司可能需要接受外部审计和监管，需配合提供相关档案。

7. 档案管理责任

7.1 公司领导：负责档案管理制度的执行和落实。 7.2 部门负责人：负责本部门档案的管理和使用。

7.3 档案管理员：负责具体的档案管理工作，包括档案的整理、归档、检索、销毁等。

第 19 页 共 20 页

7.4 公司员工：遵守公司档案管理制度，并积极配合档案管理工作。

8. 违反管理制度的处罚

8.1 对违反档案管理制度的员工，将根据公司的纪律规定进行相应的处罚，包括警告、罚款、停职和解雇等。

以上为公司档案管理制度模板，可根据实际情况进行调整和补充。

第 20 页 共 20 页