南方论刊・２０１０年第４期 工作研究 新时期秘书信息工作初探 张持中 （福建省莆田市仙游县郊尾镇党政办 福建莆田 ３５１２５３） 【摘翼】本文从新时期秘书人员在信息工作方面的问题出发，阐述了秘书信息工作的基本程序，通过对现代信息工作 在秘书工作中的重要性分析，提出了现代秘书人员如何利用信 ｇ－技术做好秘书工作，真正发挥秘书人员的参谋、助手作用 的四个关键性问题，帮助秘书人员正确认识掌握现代信息技术和利用好现代信息的重要性，以提高服务水平。 【关键词】社会变革；秘书；信息工作 当下已经是一个信息爆炸的时 就是说，为了保证信息的准确性、客 况，掌握动态，发现问题，然后进行 代，信息成为了现代社会的宝贵资源 之～。人人都是信息的传送者，人 说，信息是实施科学决策和有效管理 的重要条件和手段；对于秘书来说， 信息工作成为了～项十分重要的秘书 工作。正如世界著名未来学家温・托 夫勒所预言的那样： “谁掌握了信 观性，要对信息进行核对、查实；为 了保证信息的简明扼要、通畅无误， 筛选处理，综合分析，提供信息资料 给领导参考。具体来说，秘书信息工 作在秘书活动中的作用主要表现为以 ２．１信息工作是秘书部门的重要 职能 人都是信息的接收者。对于领导者来 要对信息的文字进行删削、编辑；为 息做必要的综合归类。 了保证信息的类别清晰，要对众多信 下几个方面： １．４传输。把经过加工的、系统 的、有用的信息，按照不同对象的 电报、密码电报、互联网络等不同载 体，及时送到使用者手中，以达到充 分利用之目的。 １．５存贮。不管一条信息是否被 秘书部门的地位、性质和作用决 内容。秘书部门是单位的工作枢纽， 是联系上下，沟通八方的信息集散 地，这为做好信息工作创造了条件。 从秘书部门的工作性质和承担的任务 来看，秘书工作具有辅助、服务的性 质，要发挥“参谋助手”的作用，也 必须认真抓好信息工作。因为，信息 导实践科学管理的先决条件，是沟通 在决策的全过程中，秘书的工作 不同需要，利用文字、电话、传真 定了信息工作是秘书工作的一项重要 息，控制了网络，谁就掌握了整个世 界。”（１】 １．秘书信息工作的基本程序 秘书信息工作的全过程主要包括 领导采用，都应该存贮归档。存贮的 信息的搜集、筛选、加工、传输和存 信息，一方面可以产生资料价值，另 贮这五个程序。 的第一步，也是整个信息工作的基 一方面，在某种特殊情况下也许仍然 １．Ｉ搜集。搜集信息是信息工作 会产生信息价值，所以，要有意识地 是领导决策的基础和依据，是帮助领 逐步形成信息档案。 础。信息搜集要领是全面、丰富。韩 必追。对原始信息不挑剔，不漏收， 秘书信息工作的五个主要程序 领导与各方面的纽带。 何一道程序上的工作出了问题，都会 影响整个信息工作的质量与效率。因 信将兵，多多益善。来着不拒，有迹 是紧密衔接而又互相制约的。其中任 同时，保持渠道畅通。 可以概括为收集信息、加工信息、输 出信息和反馈信息。及时想决策层提 １．２筛选。对原始信息进行筛 此，无论哪一道程序的工作都应该树 供准确、完整、有参考价值的信息， 选，是一个去伪存真的过程。要有敏 立起明确的全局观念，一切从属于全 是秘书辅助决策的主要方式，通过一 锐的眼光，准确的信息意识，对原始 局，服务于全局。另一方面，这五个 系列的信息工作实现对领导的辅助决 信息进行一番比较、鉴别、判断，留 下真实、信息价值高的材料，剔除那 主要程序又是按照信息工作内在规律 策。 客观排定的。秘书信息工作必须按照 一２．２信息工作是秘书工作的重要 基础 些虚假的、没有价值的材料。要注意 的是，负面信息也有价值，有利于全 面掌握情况，做好综合治理。 定程序有条不紊地进行。 秘书工作的主要内容——办文、 １．３加工。对经过筛选的信息， 需要进行综合分析，进一步加工，也 ２．秘书信息工作的地位和作用 办会、办事，都必须以信息工作为依 秘书部门的信息工作，主要是 托。例如，会议是信息的集散地；会 指根据上级与主管部１１］的要求了解情 议的召开，是信息的交流和传递；会 议的结果，是信息的汇集、加工、转 信息；敏锐地发现别人尚未注意到的信 息，迅速而准确地找到事物的本质、 定的信息知识做铺垫。秘书人员的信 息知识应该包括三个部分：一是信息 换；会议的收获大小表现为获知信息 的多少和重要程度。事务处理，实际 问题的症结所在；善于从司空见惯的 文化知识。即具有基本的科学文化常 上也是信息的获知和传递。 ２．３信息工作有利于开创秘书工 作新局面 信息中看到差异，并能迅速地选择和 识，对信息概念能正确地理解和应 捕捉，达到发现早、挖掘深、效率高 用，特别是对信息网络文化要能正确 的境界。其次，现代秘书每天都要读 地理解。二是计算机和信息网络技术 知识的基本工具。秘书人员应具备的 信息技能应达到以下两个目标：第～是 进一步掌握网络技术。第二是掌握基 随着社会信息化程度的不断提 文件，看报纸，浏览网络，查找所需 常识。这是秘书人员能够不断获取新 高，各级领导越来越深刻地认识，为 了更好地进行决策，必须要健全信息 要的资料，并形成一种良好的习惯。 无论是对涉及领导决策和秘书工作哪 个方面的信息都能自觉敏锐地察觉， 网络体系，切实做好信息工作。 第一，办公室工作以信息工作为 轴心，实行一条龙作业，不仅信息人 员直接参与信息工作，收发、文书、 文印、内务、机要、档案等人员也要 介入。这就使文书工作环环相扣，大 大加快了信息的运转速度。 第二，随信息网络、媒体质量 的提高和作用的发挥，许多文件被取 代，许多会议被精简，有力地克服了 文牍主义。 第三，随办公自动化水平的提 高，一些重要情况的通报和上级指示 精神的传达，通过现代信息渠道当 时、当地即可完成，秘书部门的工作 效率由此得到了大大的提高。 可见，高质量的信息工作对秘书 工作新局面的开创起着有力的推动作 用 ［２】 ３．做好信息工作，秘书人员应 加强以下几方面的工作： ３．１强化信息观念和信息意识 互联网和各种局域网既是一种 新的认识工具，又是一种新的交流工 具，还是一种新的生产力，秘书工作 只有同网络结合起来，才能产生新的 生机和活力。目前，国际互联网己遍 布我国城乡各地，如果秘书人员具备 先进的信息观念，积极地去了解、使 用网络，就可大大提高工作效率，减 少很多不必要的重复劳动。现代秘书 良好的信息观念，在本质上就是尊重 知识，崇尚科学，终身学习，善于接 受新生事物。 积极主动地挖掘、搜集、利用有 利于领导决策和秘书工作开展的各种 并主动与自己所关心的问题、需要解 决的问题联系起来思考，从而更好地 开展秘书工作。 ３．２掌握足够的信息能力和信息 知识 秘书人员在从事秘书实践活动 中所应具备的对于秘书工作信息的搜 集、理解、分析、处理的能力。它主 要包括五个方面的内容：一是信息的获 取能力。秘书人员除了充分利用好组 织建立的各种内部信息网络以外，还 应掌握并建立自己的常规信息渠道， 善于开发新的秘书工作信息资源，并 及时、准确、全面地获取所需要的信 息。二是信息选择的能力。信息时 代，人们每时每刻都在面对着滚滚而 来的信息，信息垃圾、信息干扰、信 息焦虑很难避免，而这些往往会影响 领导的科学决策，因此，秘书人员必 须学会准确无误地理解、识别、判 断、筛选所遇到的信息，以达到去粗 取精、去伪存真、为我所用的目的。 三是信息预测的能力。秘书人员在现 有信息的基础之上对未来的一种推断 和预见，它对秘书辅助领导决策具有 决定意义。四是信息处理能力。即对 所感知、选取和获得的信息进行深加 工的过程，具体来讲就是对信息进行 综合分析、整理排序、归类处理等工 作。五是信息的运用能力。秘书人员 在获取和处理信息的基础上，把自己 的思想和见解融入其中，并通过恰当 的渠道把这些信息传递给他人，与他 人进行交流与共享，这是信息工作的 最终目的。 要具备以上五种能力，必需一 本的软件操作，如数据库软件；通用 的办公自动化软件，包括文字处理工 具，多媒体工具，网页制作工具等； 通讯软件，￣Ｅ－ｍａｉｌ的传送管理，远 程信息查询，上传与下载等。目前电 子商务与电子政务方兴未艾，只有熟 练掌握这些技巧，才可能迅速抓住所 需要的信息，更好地为领导服务。三 是一定的外语和法规知识。要更好的 表达思想、接受和了解新技术、新信 息，就必须掌握一定的外语知识。 ３．３要在信息创新上下功夫 当今社会发展变化很快，信息老 化的周期大大缩短，秘书人员必须具 备敏锐的观察力，在捕捉具有新意的 信息上下功夫。寻觅有新意的信息应 把握住以下几点：一是要在发展、变 化中抓新。创新是一个过程，在创新 的过程中秘书人员仅仅盯住自己工作 的小范围是不够的，应放开思路，开 阔眼界。除了抓住身边看得见，摸得 着的新事物之外，还要善于捕捉一些 无形的新信息，如观念的转变，思想 的变化，认识的升华等，外地的新信 息，隐ｌ生新信息以及连带新信息等。 二是在观察思考中出新。随时随地观 察思考应当是秘书人员的基本功。比 如通过观察苗头性的问题，发现超前 性宏观信息，从个别现象问题，揭示 规律性信息，从一次性信息增值发展 为多次性信息。有些信息通过不断加 工处理，会出现多次增值。三是在 学习借鉴中创新。改革的年代每个地 方、每个行业都需要向其他地方、其 他行业学习，借鉴先进的经验，结合 本地、本行业的实际，融会贯通。推 ８１ 进发展。在把外地的经验与本地实际 信息道德的同时，还应注意信息获取 对于秘书来说，如何及时的掌握好最 结合的过程中，就会产生有新意的信 和使用过程中各种自觉不自觉的失密 息。四是在比较对照中求新。捕捉有 或泄密事件的发生。 新意的信息，必须学会对万事万物进 现有新意的信息，可以同中求异，也 可异中求同。 识 快的信息，是秘书的本职和衡量一个 秘书是否合格的重要标准，秘书的 信息工作也是秘书素质的一个重要方 当前政府系统都在实行办公自 行比较对照。在比较中鉴别事物，发 动化网络，这一办公手段的改变，大 面，只有不断地提高秘书人员对信息 的搜集、理解、分析、处理的能力， 大地提高了办事效率，但也带来了一 些问题，信息泄露就是办公自动化网 提高对各种信息的利用，才能在当今 识，才能防止信息的失密和泄密事件 好各项服务；只有掌握尽可能多的有 ３．４加强信息道德修养和保密意 络的最大隐患之一。只有加强保密意 经济全球化的时代为各级领导机关做 秘书人员在获取和使用信息的 的发生。 用的、及时的信息，才能在未来的世 过程中，应遵循一定的伦理规范，不 界竞争中立于不败之地。 ４．结论 信息是现代社会的重要资源。信 会的进步和发展。在现代社会高度信 息化的条件下，谁掌握了信息，谁就 得危害社会或侵犯他人的合法权益， 能自觉保护他人的知识产权、隐私权 不良信息。当前，信息传播的媒体多 参考文献： ［１】岳凯华主编《秘书学概论》， 湖南大学出版社。２００５．３１２页。 等，也不得向领导者和有关用户传递 息资源的开发和利用，关系到整个社 【２】范立荣主编《现代秘书学教 程》，首都经济贸易大学出版社， ２００５．３７０—３７１页。 种多样，媒体的多样性使信息传播 过程中不可避免地带有一定的主观偏 伴生一定的无政府状态，如果没有一 有决策的主动权。如果把领导工作看 系统的骨骼，而信息系统就是它的神 见，虚拟空间交流的隐蔽性也可能会 作一个系统，那么组织结构就是这个 【３】《河北工程技术职业学院学 报》，第５卷第１期２００３年。 定的道德意识和道德约束，就很容易 使人们在享受信息网络技术带来便利 经网络。信息是领导工作的基础和依 据，是领导工作科学化的前提。信息 ［４１朱传忠、叶明主编《秘书 理论与实务》，浙江大学出版社， ２００５．１４２页。 的同时，产生一些与日常的伦理道德 相悖的现象。秘书人员在自觉地遵守 在我们的现代社会中起着非常重要的 作用，掌握信息是秘书的基本素质， 责编、校对／李思 （上接第７９页）文化部就专门召开过 科学地征集，既要有针对性，又要注意 少数民族文物工作会议，交流各地少数 文物信息的完整陛，还要重视非物质文 简章草案》，《新社会科学季刊》１９３４ 年，转引自王建民著《中国民族学史》 （上卷），云南教育出版社，１９９７年． ｆ５１／－拉犁是一种两人操作的农耕 用具，尤其适用于畜力缺乏的山区。是 山地民族适应环境的见证． 民族文物征集、保管以及损坏、流失等 化，更要树立“今天要为明天收集历 情况。１ ９９８年５月国家民委、国家文物 史”的观点，真正使民族文物在社会发 局再次召开全国少数民族文物工作会 展过程中得到更好的保护和展示。 议，总结交流各省区经验，共商民族文 物事业发展大计。新世纪，国家也出台 了一系列关于民族文化保护的法规、通 知和意见，为民族文物和民族文化的保 护哇 了良好的法律乖政策研 竞，使 导 参考文献： 【１】们发延：《民族文物的内涵及 究》，民族出版社，２００１年． ［２】禾剪，粮食收割工具，又称手 【６】非物质文化的三种处境是宋兆 其基本特征刍议》，《民族博物馆学研 麟先生提出的，本文借用此观点，具体 参见《中国文化报》２００６年６月１５日． ［７】舒向今：《浅谈搜集民族文物问 题》，《中国博物馆》１９８８年第４期． ［８】少数民族文物出境审核以１９６６ 年为主要标准线，凡在１９６６年以前（含 保护民族文化有法可依、有章可循。可 镰、剪禾器，器物较小，主要用来收割 以预计，新形势下的民族文物工作将会 糯谷和粳谷．糯谷长得较高，用禾剪割 有良好的发展机遇，但是，机遇和挑战 是并存的，特别是现代 ２主ｊ陧和全球化 稻穗比用镰刀割稻秆方便；过去粮食 产量少，禾剪割稻穗更有利于减少粮食 的不必要损失． １９６６年）生产、制作的有代表性的少数 民族文物禁止出境． 作者简介：龚世扬，广西民族大 的日益加快，散存在民间的民族文物。 一方面正迅速的消失而未能及时的征 【３】颜复礼，商承祖：《广西凌云瑶 集，另一方面正大量的流失，因此征集 人调查报告》，国立中央研究院社会科 学民族学与社会学学院，中国少数民 民族文物迫在眉睫，刻不容缓。博物馆 学研究所（专刊第贰号），中华民国十八 族史专业２００９级硕士研究生；广西民 工作者应该深入各民族的村村寨寨，运 年出版，１９２９年． 族博物馆事业发展研究部，馆员。 用民族学田野调查方法对民族文物进行 ［４】中国民族学会：《中国民族学会 责编／关山校对／黄一举
