一、总则:
为进一步规范公司快递物品的收发管理,确保公司快递、信件的收发工作能及时、准确、高效的完成,特制定本管理办法。
二、适用范围:
本管理办法适用于本公司所有员工。 三、定义:
1.快递物品:指公司及员工因工作和个人需要,接收或发放的快递物品,包括信件、文件、资料,货物以及其他货品等。
2.公司性快递件:指公司及员工因工作需要,接收或发放的快递物品。 3.非公司性快递件:指员工因个人需求,接收或发放的快递物品。 四、职责与权责:
1.行政部:负责快递件的接收分发管理。 2.收件人:负责快递件的领取、处理。 五、收件管理 1.公司快递收取形式:
行政部收发快递时间为周一至周五上班时间。
2.快递由行政部统一接收,同时检查信件、快递包装是否完好无损,核对收件人是否为本公司人员,若收件人非公司人员,应当场退回。
3.行政部确认签收后,将收到的信件、快递、货物等在《快递收件登记表》中进行逐一登记并第一时间通知收件人取件,并于接到通知后半小时内取件,同时在《快递收件登记表》中签字;若收件人当时不在公司,行政部需电话通知收件人,收件人本人返回公司应第一时间将快递取走,如遇特殊情况收件人本人可指定代收人签收,以免耽误公务。
4.遇到付费快递,行政部应联系收件人亲自付费签收,若其本人不在,可电话联系本人由其指定代收人签收。行政部应保留好单据但不负责垫付任何到付费用。
5.相关记录应妥善保留两年以上。
6.非公司性快递件收取:行政部收到快递第一时间通知个人,由个人负责签收并填写《快递收件登记表》,如收件人不在,需另行委托收件人签字并验货,非公司性快递件收货当日领取,行政部不负责保管。
六、发件管理 1.公司发件时间:
快递发件时间为周一至周五工作时间。
2.发货人自行清点及打包好物品(发货人应打包扎实确保在运输过程中安全可靠),填写快递单,交至行政部并详细填写《快递发件登记表》。未经登记、错误登记、拒绝登记及登记不全者,快递费用及后果由其发货人承担,不计入公司快递费用报销中。
3.底单统一交由行政部保存,其单号由发件人自行统计便于其对快递进行追踪。
4.行政部负责电话通知快递公司取件。
5.底单按月份与登记表一同保存。行政部负责核对清单,核对无误后按照公司相关规定进行费用处理。
6.行政部不负责处理非公司性发件。
7.寄件人负责寄出件到达确认,行政部每周五对寄出件找寄件人签字确认是否送达。
七、本管理办法自下发之日起执行,解释权归行政部。 附件1 :年月快递件收发(签收)登记表
*******有限公司
2018年11月30日
附件1:
年 月快递件收发(签收)登记表
日期 收/发 快递公司 快递单号 联系人 公司名称/地址 寄件物品 收/寄件人 送达确认签字
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