我国历代文书及文书工作概述

第一节 公务文书的产生及其演变

一、公文的产生

（一）公文产生的条件 1.文字的出现； 2.国家的产生。

（二）我国最早的公务文书——甲骨文书

至今为止，我国发现的最早的文书是殷商时代的甲骨文书。 1．甲骨文书的发现：  河南安阳小屯村  王懿荣  15万片左右

2．甲骨文书的材料：

‚甲骨‛的制成材料主要是乌龟的腹甲，也有牛的肩胛骨，还有少量的人头骨和兽骨。我们所说的‚甲骨‛是‚卜用甲骨‛的简称，分为刻辞和不刻辞的两种，通常所指的‚甲骨‛是刻辞的甲骨。

3．甲骨文书的内容：

甲骨文书是殷商王朝政务活动的记录。包括祭祀、天时、征战、王事、旬夕（对今夕来旬的卜问）等。可以分为：

（1）占卜文书（甲骨卜辞），记录占卜的时间、求告的事件、显示的征兆及日后应验结果； （2）记事刻辞，记录非占卜的事件； （3）表谱刻辞（包括祭祀谱和家谱）。

4．甲骨文书的撰制：有一定的结构和制作过程。

结构：完整的占卜文书大致包含四部分，即前辞、命辞、占辞和验辞。

制作：大致要经过取材、锯削、刮磨、钻凿、灼兆、刻辞、书辞、涂辞、刻兆等九道程

序。还没有统一的规格。文书由史官负责镌刻并在文书上签名。

5．甲骨文书的价值：

是后世研究商代的政治、军事、经济、社会组织、思想信仰、风俗习惯等的极其珍贵的史料。

二、公文的演变

公文自产生后，在表达手段、物质构成形态、名称及结构程式、文种等方面均发生了重大变化。

（一）表达手段的变化 1．人类表达手段的变化

2．文书表达手段的变化：对刻契加书文字 （二）范围的纯化

与类似事物的区分标准不断明确。 （三）物质构成形态的变化 文书的物质构成形态包括： 书面载体 显字材料 书写工具

至东汉发明了纸，这是文化史也是文书史上的大。文书用纸之后，引起了文书本身形式及各种有关文书制度的变化：第一，文书从竹木的篇或版等形式变为卷轴式。卷始于帛而广用于纸。把若干纸张粘连起来，成一横幅，用一根木棒做中心，自左而右围绕着木棒卷起来成

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为一束（自左至右，开头的内容能在最外面），这叫卷子，这根细木棒叫做轴。这种制度也叫卷轴制度。唐宋时期则改成折叠式，这也是一大改革。折叠式比卷轴式更便于翻阅和保管，所以，直到初年还在使用。第二，公文盖印文法改变了。过去用封泥，用纸后改用朱色水印办法。第三，公文押字之制也因书写材料的变化而有了‚骑缝‛或‚押缝‛制度。第四，公文判行字体变化了。公文用纸后，判行制度更为普遍，于是出现了‘凤尾婆娑’之形的草体字。这也是文书制度的一大变化。到后来，随着各级机关广泛地使用文书，无论是种类、名称，还是内容、形式，都越来越丰富多采。

（四）名称及结构程式的变化 1．名称的变化 2．结构程式的变化

古代文书一般由首称、正文、末称、后书四个部分组成。其中首称都在作者职衔姓名、收文者、文种名称、事由、套语等要素中分别选择；末称都在作者、收文者、文种名称、请乞指挥说明语、套语等要素中分别选择，形成各具特色的固定组合。同一文种的首、末称组合状况相同，不同文种的不同。故首、末称实际决定通篇文书的结构特色、所属文种、适用范围等。

例如：《大明会典》卷七十六所载平关式

平关程式示意图

某卫亲军指挥使司为某事云云合行移关，请照验施行，须至关者某卫指挥使司洪武某事某

同知押佥事押

年某月某日关指挥使司押

（五）文种的演化

第二节 文种的演化

一、历代主要公文的名称和用法 （一）先秦时期

典：起始很古，相当于今天的法规。

谟：是臣下对上有所谋划商议时用的一种公文。 训：‚凡君教其民或以下戒上之词，均称训。‛

诰、命：周王与诸侯赏赐、任命和告诫臣工时使用的文书。 誓：周王朝兴师作哉、讨伐敌人时用来誓告军旅的文件。

檄文：是一种军事文书。凡遇有征伐之时，或号召士兵、或颁布军纪、或表明出征之目的、或揭露对方之罪行，皆用檄文。檄文起于西周，以后历代沿用，直到清朝。

移书：春秋战国时各国官吏或国与国之间的一种公务来往文书。汉以后正式成为官吏或机关之间的一种平行文书，一直用至清朝。

书：臣下对上有所陈述奏谏时用的一种公文。秦时改书为奏，但也有沿用书的。

玺书：这种文书沿自西周时的诰命文书。玺书即用印封的国君或卿大夫之文书。至秦以后，唯皇帝之印可称玺，故玺书唯皇帝使用，大概就是诏敕文书之别名。

盟书：春秋战国时期的兼并掠夺战争中，常常举行由霸主召集的盟会，盟会时订立的某种共同遵守的决定，称为‚盟誓‛，写成文书则称为‚盟书‛

（二）秦至清朝 1.皇用文书

制书：皇帝颁布重大制度时所用的命令性文书，也用于告谕和责让官吏。

诏书：凡颁布不属于重大制度之命令，则用诏书。诏书大多用于对官僚的训示和答复臣僚的上奏。皇帝即位或去世，须诏告天下者，也用诏书。

策书：是汉代皇帝用来命封和罢免诸侯王、三公的命令性文书。

戒书：又名敕，或名戒敕。皇帝对新任的刺史太守及三边营官进行教训时都用戒书。后来凡对京外各官的诰谕也用戒书。

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御札：宋代皇帝用于颁布重大军政命令的文书。 敕 牓 ：宋代皇帝用于戒励百官、晓谕军民的文书。

告身：唐制奏授判补之官，皆给以符，谓之告身。后又称告词，亦即诰之异名。 诰命：宋代皇帝用于封赠官僚的文书，亦即唐时的告身文书。 圣旨：元时皇帝颁下的诏令性文书。

敕谕：明时皇帝对或地方敕门的有所训示时使用的文书。委任地方官亦发给敕谕。 符：明时有敕符、丹符两种，是皇帝在调遣或指挥时使用的文书。 谕、旨：清制，皇上特降者为谕，因有奏请而降者为旨。 2.皇太子、王国诸王及公侯使用的文书

令：魏晋南北朝时皇帝出游或出巡由皇太子监国期间皇太子颁下的文书称‚令书‛，诸王国各王行下的公文称‚令‛，唐宋时皇太子行下的公文亦称‚令‛。元时，皇太子及诸王颁下的叫‚令旨‛。

教：魏晋南北朝时，公侯国各公侯行下的公文称‚教‛，唐宋时，亲王公主下行公文亦称‚教‛。 告：魏晋南北朝时，诸王国如系世子主国，其所下公文称为‚告‛。 懿旨：元时皇后颁下的公文叫‚懿旨‛。 3.臣僚上给皇帝的文书

奏：秦始改书为奏，成为人臣上书于君主之专用文书。两汉时称奏为上疏，是大臣对政事有所批评或建议以及对某官进行时所用的文书。

章：是大臣受封赠之后，对皇帝谢恩的文书，后汉也用于对皇帝的庆贺和谏议。 驳议：为官僚对某些重大政事有不同意见时向皇帝陈述之文书。

表：汉时为大臣向皇帝陈述事情的文书。以后凡论谏、劝请、陈乞、进献、推荐、庆贺、慰安、讼理、等皆用表，与奏同为陈述事情之文书。

状：系汉时在明文规定外使用的一种臣僚给皇帝的文书，用于察举官吏时列其罪状或才能。对某事列其好坏也用状。

露布：汉初，臣民上书于君主，不封者谓之露布。汉末以檄文为露布。北魏时，用兵获胜上书奏捷者为露布。唐因之，明时亦用。

封事：汉时章奏皆启封。至言密事，不敢宣泄，则用皂囊，重封以进，其程式与奏略同。后世之密奏、密呈皆封事之类。

启：从三国魏开始用启。自晋以后，启文普遍使用于大臣对皇帝陈述事情，与表奏类似。隋唐宋以后臣工上于皇太子、皇太后用启。

题本：明永乐二十二年（1424年）规定：‚诸司有急切机务不得面陈者，许具题本投进‛，此为题本之始。明初臣民上书皇帝用奏，自用题本后，题奏有明确界限。据《明会典》通政使司项下载：‚凡内外衙门一应公事用题本，其虽系公事而循例奏报、奏贺、若乞恩、认罪、缴敕、谢恩并军民人等陈情、建言、伸诉等项，俱用奏本‛。

揭帖：明代凡密奏及奉旨对答者，皆称为揭帖，以文渊阁印封缄后，进呈给皇帝，此为御览揭帖。另有一种揭帖，是题本的副本。

奏折：康熙年间产生的一种密奏文书，直接进呈于皇帝，并由皇帝亲笔批答，而不经内阁票拟和批红。雍正时大量产生。

4.各机关来往文书 （1）下行文

令：魏晋南北朝时期，机关官僚给下级官僚的文书，如果系直接隶属关系的用‚令‛。 符：魏晋南北朝时期，机关官僚给下级官僚的文书，如系非直接隶属关系的用‚符‛。隋唐时期，和地方各级机关中，上级对下级所行公文亦称‚符‛，宋代又称为‚帖‛。

宣：宋代枢密院系统代替皇帝宣布事情的下行公文称为‚宣‛，是比较机密的文书。 劄：宋代枢密院系统的下行公文只代表本身的称为‚ 劄 ‛，也是比较机密的文书。 批：始于唐，各官署用以批答处理下属来文，至今仍沿用。

告示：始于明，对人民有所晓告，张贴于通衢之文。初年仍沿用。

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牌：清制各部行道府以下、府行州、州行县之文书用牌。 （2）上行文

牒：魏晋南北朝时，下级官僚给上级官僚的公文称牒。唐制，下达上之书，有品以上，公文皆称牒。明制，诸司相移者曰牒。又上行称牒呈，下行叫故牒。清制，佐贰官及学官行府、州、县，皆用牒。

申状：陈说事理向上表达叫申。申状作为上行文书名称起于宋代。元代、明代因之。清代改称申文。

咨呈：始于明。凡六部行文五军都督府，各处承宣布政使司行文六部，清各省布政按察上六部，皆用咨呈，因之。

（3）平行文

移：春秋时官史以书往返者，叫‚遗书‛。‚遗‛、‚贻‛同声通用，后又作‚移‛。移书作为平行机关间往来公文的正式名称并普遍使用是从三国开始的。但魏晋以后单称移。唐时用得很广。宋沿用。至清称为移会。

刺：刺在汉代是上行文书之名称，至三国后才作为平行机关往来公文的名称。元以后废。 关：始用于南北朝，为百官互相质询使用的文书。唐宋时，关用于各部之间往来行文。元时机关平行文除平咨外又有平关。明亦沿用平关。至清朝，正印官对于佐贰，都司对于府州县亦用关。

咨：咨作为公文名称始于宋。宋学士院移文三省名曰咨，可见咨文在宋时仅限于学士院使用。自元迄清皆沿此制，在地位较高的敌体机关（即对等平级机关）往还文书时使用。

照会：照会作为公文名称始于明代。当时用作官署的下行文书。清代因之，但在使用范围上有所改变。一般为官厅间文武不相隶属者用之。有甲乙二式。官阶相等者，用甲式，标日以墨笔，称墨笔照会。官阶悬殊者，上对下用乙式，标日以朱笔，称朱笔照会。

至第一次鸦片战争后签订了中英《南京条约》，其中第十一款规定：英国驻中国之总管大员与中国大臣无论京内京外者，有文书往来用‚照会‛字样。两 国属员往来，‚必当平行照会‛。其后，随着一系列不平等条约的签订，清外交机关对于各国公使，地方机关对各国领事官，均用照会。照会便成了外交机关交涉事务常用的一种平行文书。

（三）辛亥后至国民时期 1.南京临时公文程式条例

令：公布法令、任免官吏及有所指挥时使用。 咨：同级官署往复时使用。

呈：官署或职官对于大总统，下级官署对于上级官署有所陈请、报告时使用。 示：也称布告，宣布事件或有所劝戒时使用。 状：人民对于官署有所陈述时使用。 2.北洋军的三个公文程式条例

（1）1912年11月北洋军公布的第一个公文程式条例 令、咨、呈、状、布告、公函、批

（2）1914年5月北洋军第二次修改公文程式条例（分三个） 大总统公文程式：令（策令、申令、告令、批令）、咨 大总统府政事堂公文程式：封寄、交片、咨呈、咨、公函 官署公文程式：呈、详、饬、咨、咨陈、示、批、禀 （3）黎元洪改订第三个公文程式条例 令、咨、呈、咨呈、状、布告、公函、批

3.国民1928年11月15日颁布的公文程式（此程式是自元年迄此时，历经多次改订后律定的，以后也只有1942年才作过一次修改。按此程式，当时的公文的九种。）

（1）下行文

令：公布法令、任免官吏及有所指挥时用之。

训令：上级机关对所属下级机关有所谕饬或差委时用之。

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指令：上级机关对下于所属下级机关因呈请而有所指示时用之。 任命状：任命官吏使用时用之。

批：各机关对于人民陈请事项分别准驳时用之。 布告：对公众宣布事实或有所劝诫时用之。 2.上行文

呈：五院对于国民，或各院所组织之机关对于各该院，及其他下级机关对于直接上级机关，或人民对于公署有所陈请时用之。

3.平行文

咨：同级机关公文往复时用之。

公函：不相隶属之机关公文往复时用之，但官署对人民或团体有所通知时亦准用。 此外，在当时惯用或沿用的文件名称还有： 似令体的电令、代电、手谕；

似布告体的通告、赏格、广告、牌示、条示、指示、给示、榜示；

似呈体的电呈、代电、说帖、意见书、理由书、建议书、报告书、书、节略、签呈、手折；

似咨体的质问书；

似函体的电函、代电、便函、通知、告书。 宣告类的宣言、通电； 会议类的提议案、会议录；

诉讼类的诉愿书、辩明书、决定书； 证验类的护照、证书、证明书； 报销类的折报、册报； 宣誓类的誓词。 （四）专门文书 1.先秦时期的 （1）会计文书 （2）盟约文书 （3）户籍和地图 （4）奴籍文书 2.魏晋南北朝的 谱牒文书 3.明代的

（1）赋役黄册 （2）鱼鳞图册 （3）军册 （4）贴黄

4.清代的专门文书 (1)钱粮赋役文书 (2)外交文书

5.清末具有现代意义的 （1）财务文书 （2）统计文书 （3）电报

二、文种演化的历史规律 （一）影响文种演化的因素

1.社会政治制度和意识形态的影响；

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2.社会经济制度和经济关系的影响； 3.实际事务活动需求的影响； 4.其他因素的影响： （1）人的行为方式； （2）文书的载体质地； （3）文书的传递方式

总之，社会政治制度、经济制度的变更是文种演化的根本原因；实际事务活动的需求是文种演化的决定性因素；其他因素能否实际影响文种以及影响程度的深浅、持续时间的长短，都受到前三个因素的制约。

（二）文种演化的历史规律

第三节 历代文书工作的演变

一、奴隶社会时期的文书工作 （一）殷商时期

1.史官——我国最早的文书工作人员，负责占卜、刻写文书，掌管记录王事活动，权力很大，地位很高；

2.文书的撰写有了统一的体式，文书的制作有一 周密的过程，并产生了我国最早的签名制度；

3.文书已有年、月、日的使用。

（二）西周时期

1.大宰负责周王朝的文书工作。同时从到地方，从王室到各诸侯国都设有史官掌管文书的起草和记录工作，但地位有所下降；

2.建立了文书的副本制度；

3.重要文书藏于宗庙，并作为教化子弟的教材。 （三）春秋战国时期

1.非常重视文书的撰写，注意其内容和实用价值；

2.产生了文书的用印制度，从此印章、文书、权力三者紧密结合；

3.史官的地位逐渐下落，不能再参与决策。而文书工作也由新设的官吏承担。

二、封建社会时期的文书工作 可分为前后两期：

前期（战国后期—南北朝）：文书工作已经相当复杂，但还缺乏统一的工作制度； 后期（隋统一—鸦片战争）：建立了一套比较系统和统一的文书工作制度，并作了严格的法律规定。

（一）封建社会文书工作的发展

封建社会文书工作的发展主要表现在以下几个方面：

1.公文的体式更加规范：对文书的名称、用途、格式作了严格规定

2.文书工作组织已相当完备：从到地方都有一套统一的文书机构，并配备工作人员负责文书的制作、传递、处理和保管等一系列工作。

(1) 秦：丞相府

设有丞相府，丞相府佐助皇帝处理全国政务，也是国家收受天下文书，颁发诏令的总机关。各郡县的奏报文书经由丞相送尚书转呈皇帝，并秉承皇帝意旨进行议处，然后加以收藏，皇帝颁下的诏令由丞相府分发各政务机关执行。

各曹：令史

丞相府

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主簿

西汉中叶—东汉：尚书台

秦丞相府文书处理工作的职责，渐渐为尚书台（宫中办事机构）代替。尚书在不同历史时期里，其名称，职务、性质、地位有很大的变化。在秦及汉初，其职责是为皇帝管理纸砚笔墨及呈递和管理文书，地位极低。至西汉中叶后，职权逐渐扩大，其文书管理工作的范围大大的增加，至东汉时，尚书台总管章奏的收受、拆读、批阅和审查、负责诏书的起草、封印、转发及记录底本，成了皇帝的秘书性机关。

尚书令：负责掌呈章奏

尚书台 尚书仆射：主管诏令章奏的启封

尚书各曹：设侍郎、令史若干负责各曹文书起草和抄录

魏晋南北朝：三省制

尚书台：魏晋全国行政的中心

三省制 中书省：南朝的行政的中心

门下省：北朝的行政中心

魏晋以后，随着中书和门下二省职权的扩大，尚书省所负责的和皇帝的文书工作的一部分逐渐转移到中书和门下省。中书代皇帝草拟诏令，门下负责审核，不符其朝中制律者驳回，如认定可行，便由门下省官签字，送中书省官签字，再送皇帝批准后，交尚书省发执行机关执行。但当时由于各省在不同时期掌握的政治实权还在变化，这样的文书处理制度，尚未最后律定。

皇帝 中书省 门下省 尚书省

决策 草拟 审核签字

批准 签字认可 颁发执行

隋唐：“中书令出，门下审议，尚书执行”

至隋统一天下，综合前代各种制度，有沿有革，确定三省六部二十四司的机构。三省即尚书、门下，内史省；六部即吏、民、礼、兵、刑、工部，每部下辖四个司，共二十四司。六部二十四司是管理国家行政、经济、军事，文化等各领域事务的重要机关。

至唐时，内史省改称中书省，民部改称户部。而六部二十四司的行政管理机构机制自隋确立后，一直至明清未变。

在这种下，隋唐时期，和皇帝文书处理工作的组织便确定了这样的关系，即“中书令出，门下审议，尚书执行”。但实施这种规定与南北朝时期的做法相比，已有变化；皇帝的诏令文书由中书（唐中叶后，部分由翰林学士）起草后，是先呈皇帝审批，再送门下省重核，后交尚书省颁发执行。如门下省有不同意见，有权加以修改奏还。对臣僚上给皇帝的奏状亦可审查，如认为不当，亦退回给官僚修改，认为可以的，则由门下省把奏状交中书呈皇帝，凡经尚书省转发的文书，要进行登记。尚书省负责各部门文书处理的催办工作。

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发文：

皇帝 中书省 门下省 尚书省

决策 草拟 重核 颁发执行

批准 （有权修改奏还） （登记、催办）

收文：

皇帝 中书省 门下省 臣僚

上呈 审查 奏状

宋：中书省、枢密院

宋时采取军政分立，行政权力集中于中书省，军机大权操在枢密院。文书工作亦按这两系统建立起来。行政系统文书工作由三省负责，而尚书省仍是行政系统文书工作中心；军事系统的文书工作由枢密院负责。

通进司 设文书收发登记部门

进奏房

各省内部亦设有专门工作机构，如： 中书省：催驱房、主事房 三省 门下省：开拆房、章奏房 尚书省：开拆房、催驱房

值得注意的是，唐宋时期文书工作与档案工作已开始有了较明确的分工。唐朝在档案工作组织方面设有专管甲历（人事档案）的甲库，设主事、主书、录事专管。另有史馆，亦兼有档案馆的性质；宋时，档案工作方面，在三省、六部、枢密院及地方州县皆设有架阁库，部门设臵有库官，地方州县由令承、主傅掌管，还配有具体工作人员管勾、守当官等。唐宋时期，文书工作和档案工作各自设立分工如此明确的机构，对这两项工作部具有重大意义。

元：一省制

至元朝，机构行一省制，中书省代替三省，又设行中书省作为临时派遣机关，加强对地方的控制，我国地方行省制即从元开始。

中书省及行中书省设： 检校（所）：检校文书 照磨（所）：磨勘文书 承发司：收发文书 架阁库：文卷储藏工作

明清：内阁制

明清时逐步演变为内阁制，文书工作的组织比历朝都更为细密和完备。 明朝机关文书工作机构： 中书科

内阁 诰敕房 （分办不同种类的文书） 制敕房

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司务厅：专管部院的文书收发、登记、分发和督查文书承办工作。 通政使司：机关总收文机构。 六科：是辅助皇帝办理文书的机构。 文书工作人员：照磨官、检校官

清朝机关文书工作机构：

内阁有十二个文书机构：典籍厅，满本房，汉本房、蒙古房、满票签处、汉票签处，诰敕房、稽察房、收发红本处，批本处，副本处，中书科。

六部设：司务厅、督催所、当月处 兵部特设：捷报处、驻京提塘 通政使司：总收文机构为。 奏事外：皇帝内宫机要文书机构。 六科：掌“科钞”、封驳、注销文卷。 军机处：负责处理机密文书的机构。 地方文书工作机构与人员： 机构：吏房、承发房；

人员：典吏、号吏、稿书等。

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丞相府——尚书台——三省制（尚书省、中书省、门下省）——

秦 西汉中叶—东汉 魏晋南北朝

“中书令出，门下审议，尚书执行”（成律定）——中书省、枢密院

隋唐时期 宋

——中书省——内阁制——内阁制、军机处

元 明 清

地方：

如汉代：

太守：主簿、记室令史

郡 县 县令：主簿 各曹：书佐

总之，自秦以后，地方文书工作也逐步完善严密起来，都设有专门的文书机构或文书工作人员来进行地方机关文书处理工作。较著名的文书主管人员有：汉代的主簿、元代的首领官、清朝的幕友等。

3.形成了一套系统的文书处理制度；

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（1）避讳制

始于秦。即公文中遇有君主和尊长的名字时，不得直接写出，必须用一定的方式、方法来回避。沿用至。

避讳范围： 君王、尊者、亲者、贤者 避讳方法：缺笔、易字、空字、说明

(2)抬头制

始于秦。即书写文书时，遇有特定的词或空格，或另起一行高出数格书写，以示尊敬。是森严的等级制度在文书中的反映。它割裂了文句的联系和完整性，致使阅读和利用历史文书十分不便。沿用至。

空抬：空出一至数格书写； 平抬：另起一行平格书写； 单抬（双抬、三抬、四抬）：另起一行高出1-4格书写。

(3)一文一事制

唐宋始普遍采用的公文拟写制度。即拟写公文时，一文只能叙述一件事，不同的事情不得同为一文。它可以防止行文关系混乱，加速文书运转。沿用至今。

(4)公文用纸制

始于唐宋。即制作公文时，根据衙门品级高低及文书种类规定用纸的大小尺寸、颜色及纸张的质量。各朝沿用。

(5)公文折叠制

始于唐宋。规定制作公文时改卷轴为折叠式，使文书在形式上与书籍有了明显区别，更便于翻阅和保管。沿用至初年。

(6)公文誊写制

始于唐宋。为了防止誊写公文时的改动或错漏而歪曲统治者的原意，对抄写公文提出了一系列的规定和要求，对公文中的改动及错漏等的出来规定了相应的手续和符号。各朝沿用。

如：明末公文的抄写符号（部分） 、加于误字之左或字中；

！或卜 加于误字之右，字写重，多用此符号； 0或O 表示涂抹错字，加于错字之中； ∽ 表示字有脱落，添加于右。

(7)引黄、贴黄制

始于唐宋。即进呈者将章奏文书的主要内容与年月日摘出，以便皇帝阅览。唐宋时，附于封皮或文书之前，称为引黄；明代则贴于文件末尾，称章奏贴黄。此制有利于提高行政效率。

（8）照刷文卷制

即为了防止官吏处理公事时出现稽迟、违错等弊病，由监察官定期对官府文件从表面形式（文字错漏、日期对否、印押真伪等）到实际内容（有无冤屈、核算钱粮等）进行检查，凡有错漏的督其改正。这一做法到元代才形成比较完备的制度。

照刷：指检查文卷有无稽迟、错漏、积压等； 磨勘：指照刷后进行复查，看是否改正。

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（9）朱销文簿制

元制。即和地方各级大小衙门设臵一文簿，将应办理的公式按时间顺序逐日登记，办完的用红笔随时勾销。朱销文簿是照刷文书的主要依据，要送架阁库保管。

（10）条旨（票拟）制

即由内阁首辅对上奏文书先用小纸条拟具初步处理意见，贴于文件上，再呈皇帝。此制产生于明宣德时期，到弘治时确立，后代沿用。

（11）行移勘合制

始于明。即将编有文号。盖有内府关防印的空白文书一分为二，右半藏于内府，左半交三司及直隶府、州、卫、所，凡五军都督府、六部、都察院等要行文时，先到内府领右边那半，填写后发出。下面各级将左半与之对，符合则执行，否则不执行。目的在于加强对及地方各级的控制，防止乱发文书。清初勘合仅限于邮驿方面。

（12）保密制度

最早见于战国时秦的《行书律》。用于规定文书处理过程的一系列保密戳市及安全问题。各朝沿用，且刑罚极严。

其他制度：

收发登记制度 承办催办制度 整理移交制度 传递制度 监督制度

4.文书投递网已发展到相当规模。

驿传制：萌芽于商代，秦汉时得以发展并逐渐完备，唐宋时更加健全，元时达到顶峰。 急递铺

（二）封建文书工作的特点 1.渗透着浓厚的等级观念

文书的规格、程式、用印及各种处理制度，无不以“尊卑贵贱”、“等级差异”为依据。 2.官僚主义、文牍主义十分严重

三、半殖民地半封建社会的文书工作 (一)鸦片战争后清朝文书工作的变化 1.文书工作也带殖民色彩 表现:外交文书制度的变化

鸦片战争后,清外交文书制度从行文关系、称谓形式，文书释义都发生了许多变化，并用不平等条约固定下来。

2.文书工作组织上的变化 (1)机构大大简化,如:

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翻译处 消档房 各国事务衙门→司务厅 机要股 司务厅 电报处 文报局

再如:“立宪” 官制改革设内阁

承宣厅

内阁 制诰局

收文处

内阁下属各部 承政厅或总务厅

各分掌一部分文书工作

（二）辛亥 后南京临时的文书工作 1.文书工作机构 :

秘书处 总统府

各部 政务厅

地方:

省 都督府中设秘书员

2.文书处理程序

登记编号 盖年月日章 核阅

登记处 秘书长、次长或总长

拟稿 判行 缮写、校对 用印 各主办部门 部门长官 录事 监印室

封发 保存 收发室

（三）北洋军阀的文书工作

1.文书工作机构

机要科 案牍科

秘书科 12

：

机要科 秘书厅

文书科

机要科 各部 总务厅

文书科

地方：省、县公署都设有文书机构

2.文书工作制度 （1）用纸的规定 （2）书写格式 （3）拟写方法

3.文书处理程序 收文：

登记 摘由 编号 核阅 承办

发文：

拟稿 核阅 缮写 签名 判行

缮写正文 校对 用印 封发

4.立卷与归档

文书处理部门立卷 一案一卷

按重要程度区分保管期限

（四）统治时期的文书工作改革

根本原因:官僚主义、文牍主义十分严重。

具体表现：

文件数量多。陆军部一九一四年全年发文53466件，平均每日发146件，若除去假日还不止此数，所以积压十分严重。

处理程序烦琐。北洋军阀时期，一件公文运动处理，要经六十道手续，如公文涉及两个以上单位，处理时间还要加一倍。

行文混乱、办文不办事。时，公文内的外文、中文混杂。对拟写公文规定了刻板的依据（叙由、叙案）、引申（申述）、归结（结论）三段式。公文中套语连篇，照抄、转引文字占大半篇幅。

某些制度往往流于形式。

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1.制定公文程式，作为行文以及运转和处理公文的基本规则。（1927--1933） （1）颁布一系列有关文书和文书工作的条令和办法；

（2）拟文逐步改用白话，取消习用套语，采用标点符号、分段； （3）统一公文用纸等。

评价：

2.行政效率改革与文书档案连锁法的推行。（1933--1935） （1）行政效率改革运动中的文书工作改革

1933年6月，行政院召集“改革公文档案会议”，讨论通过了“各部会审查处理公文改良办法”。

改革重点是减少行文数量、简化运转层次和登记手续、改革公文用语。

（2）文书档案连锁法的推行及其失败原因分析。

文书档案连锁法：就是把文书收发和档案管理在一些作法上统一，即由收发处对机关文件进行统一编号、统一分类和统一登记，以使机关的总收发室与总档案室发生密切连锁。

评价：

3.推行行政三联制，加强责任制。（1938--1945） （1）1938年，行政院又颁布《公文改良办法》，目的是减少行文数量和简化行文手续。 （2）1940年，蒋介石拟定了《行政三联制大纲》，推行设计、执行、考核三者相联的制度。

各机关拟订工作计划并层层上报

汇总并进行总设计

下发各机关贯彻执行

在执行中和事后进行考核

其中文书工作是主要环节。1945年颁行《文书手续的简化办法》，对公文的判行、会稿、承转、叙法、编号及催办等提出了改革办法，实行分层负责，加强责任制。

评价：

4.文书工作竞赛的推行。（1947） 拟定了三个纲要：

（1）文书处理竞赛实施办法纲要 （2）缮写工作竞赛实施办法纲要 （3）档案管理工作竞赛实施办法纲要 评价：

文书工作改革的特点及意义 特点：（1）重文书处理技术和方法的改革；

（2）片面强调提高办文速度，忽略了文书质量的提高和文书工作的实效。 意义：（1）宣传了文书、档案工作；

（2）文书工作的组织更严密、分工更细致、制度更完备； （3）促进了我国文书学的产生和发展。

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四、建国前我党的文书工作

（一）建党初期及第一次国内战争时期（1921—1927）

规模不大，无健全的制度

文书的种类和形式适应当时斗争的需要，如出现大量的“宣言”、“告同胞书”等

（二）第二次国内战争时期（1927—1937） 1.城市地下党机关的文书工作 《文书处臵办法》 特点：密、精

2.农村苏维埃机关的文书工作

文书机构和人员：文书股、印刷股、交通股、收发股；每股配1—3人。 制度：登记制、签署制 特点：稳定但艰苦；

出现了反映时代特征的文书，如分田证、路条等； 文书传递由武装交通队进行； 文书拟写多用韵文体。

（三）抗日战争时期的文书工作改革（1937—1945） 1.1938年4月晋察冀边区

文书工作状况：新旧混杂，不能适应根据地的需要。 改革内容及重点：公文的名称及格式。 发布指示信《改革公文程式的理论与实际》，规定：

下行文：指示信、复、函、令

公文名称 上行文：报告、请示

其他：布告、公函、便函、代电

指示信 公文格式 报告

请示

成绩：建立起新的公文程式

2.1940年再次进行公文改革

文书工作状况：公文质量不高；文书工作制度不健全；文书处理速度慢。 改革内容及重点：加强公文写作，建立相关制度。 发布：《公文程式再加改革令》 《陕甘宁边区新公文程式》 加强公文写作：强调公文的实用性； 规定一文一 事； 提倡公文表格化。

建立相关制度：制定了文书的收发以及相关处理制度 成绩：新的制度和方法基本建立起来了。

3.精兵简政和整风运动中的文书工作改革（1941—1942）

文书工作状况：文牍主义及党八股带给文书工作极坏的影响。如： 文件量多质低，内容空乏，不解决实际问题；

把主要的时间和精力放在处理公文上，重形式不重内容及效果；

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制度手续不健全，文书处理速度迟缓等。 改革内容及重点：

改进办公制度：设集体办公室，进行合署办公，提高办文和办事效率； 提高工作人员的思想水平、知识素养及工作能力。

成绩：对工作人员从思想上进行整顿，以在行动上根除官僚主义、文牍主义的工作作风；对国家机关的状况进行改革，以从根本上解决工作效率问题。

小结：

抗战时期我党文书工作改革的历程

形式——创新公文程式，清除旧公文的影响

内容——建立新的公文制度、注重实效

根源——改革国家机关，反对文牍主义和党八股，注重工作人员的素养

抗战时期我党文书工作改革的特点

（1）把改革公文的程式及公文处理的方法同提高公文的质量、建立新的文书工作制度结合起来；

（2）把文书工作改革同包括文书工作机构在内的国家机构的改造建设结合起来； （3）把文书、文书工作改革同改造干部的思想、提部的知识素养和工作能力结合起来。

对公文改革认识：

（四）战争时期（1945—1949） 1.统一公文的名称、用途和格式； 2.健全各种手续和制度；包括： 收发制度 检查催办制度 明确行文关系 文件公布制度 立卷、归档制度

3.建立和完善联合办公和集中领导分工负责制 4.建立工作报告制度

本章小结：

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